PEDOMAN
PENYELENGGARAAN TERTIB ADMINISTRASI
PERGERAKAN MAHASISWA ISLAM INDONESIA
PERGERAKAN MAHASISWA ISLAM INDONESIA
I.PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Keutuhan dan
kesatuan gerak organisasi tercermin antara lain pada sistem tertib administrasi
yang diterapkan oleh organisasi yang bersangkutan. adanya sistem administrasi
itu juga untuk menegakkan wibawa organisasi dan disiplin organisasi bagi
segenap organisasi bagi segenap anggota dan fungsionaris di seluruh tingkatan
organisasi secara vertikal.
B.Pengertian
Pedoman Penyelenggaraan Tertib
Administrasi (PPTA) adalah serangkaian aturan mengenai penyelenggaraan
organisasi dengan administrasi yang meliputi tertib kesekretariatan dan atribut
organisasi yang berlaku tunggal untuk semua tingkatan organisasi PMII secara
nasional.
C.Tujuan
Pedoman
Penyelenggaraan Tertib Administrasi (PPTA) bertujuan untuk :
1. Mempermudah
upaya pembinaan, pengembangan dan pemantauan pelaksanaan administrasi disemua
tingkatan organisasi PMII.
2. Menyelenggarakan
pola sistem pengorganisasian pada bidang kesekretariatan disemua tingkatan
organisasi PMII.
3. Menegakkan
wibawa dan disiplin organisasi serta menumbuhkan kesadaran, semangat dan
kegairahan berorganisasi di kalangan anggota.
d. Sasaran
Pedoman
Penyelenggaraan Tertib Administrasi (PPTA) memiliki sasaran sebagai berikut :
- Terwujudnya suatu aturan tunggal organisasi dibidang administrasi yang baru dan berlaku secara nasional.
- Terpeliharanya nilai, jiwa dan semangat kebersamaan dalam memperkokoh keutuhan, persatuan dan kesatuan organisasi serta disiplin dan wibawa organisasi.
e. Landasan
Pedoman
Penyelenggaraan Tertib Administrasi (PPTA) berlandaskan pada:
- Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga
- Keputusan Kongres XV PMII tahun 2008
2. PEDOMAN
PENYELENGGARAAN TERTIB ADMINISTRASI
a.
Pedoman Umum
1).
Surat
Yang dimaksud dengan surat di dalam
pedoman ini adalah sarana komunikasi timbal balik yang mengandung pesan-pesan
resmi organisasi yang tertulis diatas kertas yang khusus diperlukan untuk
kepentingan tersebut. Ketentuan surat-surat yang berlaku dan dapat dijadikan
sarana komunikasi itu harus memenuhi ketentuan sebagai berikut:
a. Sistematika surat
Surat
menyurat resmi organisasi dengan sistimatika sebagai berikut :
1.
Nomor
surat, disingkat No.
2.
Lampiran
surat, disingkat Lamp.
3.
Perihal
surat, disingkat Hal.
4.
Si
alamat surat, “Kepada Yth dst”.
5.
Kata
pembukaan surat. “Assalamu’alaikum Warahmatullah Wabarakatuh”
6.
Kalimat
Pengantar, “Salam silaturrahim teriring do’a kami sampaikan semoga
Bapak/Ibu/Sahabt senantiasa dalam lindungan-Nya, serta eksis dalam menjalankan
aktifitas keseharian. Amin”
7.
Maksud
surat
8.
Kata
penutup, “Wallahul Muwafieq Ilaa Aqwamith Thorieq”, Wassalamu’alaikum
Warahmatullah Wabarakatuh”.
9.
Tempat
dan tanggal pembuatan surat
10.
Nama
Pengurus organisasi beserta jabatan
b. Bentuk Surat
c. Seluruh surat organisasi (resmi), kecuali jenis surat
khusus, ditulis dengan bentuk Block Style, yaitu seluruh bentuk surat yang
ketikannya dari kata pembukaan sampai nama penandatangan surat berada di tepi
yang sama.
c).
Jenis surat
Surat-surat
resmi organisasi dikelompokkan kedalam dua jenis surat, yakni Umum dan Khusus. Surat
umum adalah surat biasa yang rutin diterbitkan sebagai sarana komunikasi
tertulis dikalangan internal maupun eksternal organisasi. Surat khusus adalah
jenis surat yang menyatakan penetapan keputusan organisasi, produk normatif
organisasi dan landasan pijak organisatoris., jenis tersebut diklasifikasikan
ke dalam dua sifat; intern dan ekstern.
d). Kertas surat
Seluruh
surat diketik diatas kertas berukuran folio berat 80 gram dan berkop (kepala
surat PMII). Kop berikut amplop berisikan :
1.
Lambang
PMII, sebagaimana ditentukan pada lampiran AD – ART PMII.
2.
Tulisan
berupa tingkat kepengurusan dan alamat organisasi.
e). Nomor surat
Seluruh
surat resmi organisasi di semua tingkatan memiliki nomor yang terdiri atas:
1)
Nomor
urut surat.
2)
Tingkat
dan periode Kepengurusan.
3)
Jenis
surat dan nomor surat.
4)
Penanda
tanganan surat.
5)
Bulan
pembuatan surat
6)
Tahun
pembuatan surat.
2).
Stempel
a) Bentuk stempel
Stempel
organisasi untuk semua tingkatan organisasi berbentuk persegi panjang bergaris tunggal.
b)
Ukuran stempel
Stempel
resmi organisasi berukuran panjang 6 cm dan lebar 3 cm.
c)
Tulisan stempel
Stempel
resmi organisasi berisi :
(1).
Lambang PMII disebelah kiri
(2).
Tulisan disebelah kanan terdiri atas :
a.
Tingkatan
kepengurusan, baris pertama
b.
Nama
organisasi, baris kedua; “Pergerakan”, baris ketiga; “Mahasiswa Islam” dan
baris keempat; “Indonesia”.
c.
Nama
tempat atau daerah, baris kelima.
d.
Tinta
Stempel.
Seluruh
jenis stempel disemua tingkatan menggunakan tinta stempel (stamp-ink) warna
merah
3).
Buku Agenda
a).
Ukuran Buku
Pada
dasarnya seluruh jenis buku dapat digunakan sebagai buku agenda, asalkan sesuai
dengan kolom yang diperlukan.
b).
Model Buku
Buku
agenda surat terdiri atas buku agenda surat keluar dan buku agenda surat masuk, model yang digunakan keduanya sebagai
berikut :
(1).
Buku agenda surat keluar, terdiri atas kolom;
a.
Nomor
urut pengeluaran
b.
Nomor
surat
c.
Alamat
surat
d.
Tanggal
surat;
§ tanggal pembuatan
§ tanggal pengiriman
e. Perihal surat
f. Keterangan
(2).
Buku agenda surat masuk, terdiri atas kolom
a.
Nomor
urut penerimaan
b.
Nomor
surat
c.
Alamat
surat / pengirim
d.
Tanggal
surat;
• tanggal pembuatan
• tanggal penerimaan
e.
Perihal
surat
a).
Ukuran Buku Kas
Semua
jenis buku dapat digunakan sebagai buku kas, asalkan sesuai dengan kolom yang
diperlukan.
b).
Model Buku Kas
Buku
kas untuk seluruh jenis kegiatan pada semua tingkatan organisasi menggunakan
model buku kas yang terdiri dari atas kolom;
a)
Nomor
urut penerimaan
b)
Uraian
sumber kas
c)
Jumlah
uang yang diterima
d)
Nomor
urut pengeluran
e)
Uraian
penggunaan kas
f)
Jumlah
uang yang dikeluarkan
5).
Buku Inventarisasi
a).
Ukuran Buku Inventarisasi
Buku
Inventaris dapat menggunakan pelbagai jenis dan ukuran buku yang sesuai dengan
kolam yang diperlukan
b).
Model Buku Inventarisasi
Buku
inventarisasi untuk semua tingkatan organisasi menggunakan model buku yang
terdiri atas kolom :
1.
Nomor
urut.
2.
Nama
barang.
3.
Merk
barang.
4.
Tahun
pembelian.
5.
Jumlah
barang
6.
Keadaan
barang
6).
Papan Nama
a).
Bentuk
Bentuk
papan nama organisasi di semua tingkatan kepengurusan berbentuk empat persegi
panjang
b).
Ukuran Papan Nama
Ukuran
papan nama, sesuai dengan ketentuan peraturan Mendagri No.5 Thn 1986 adalah :
1)
Pengurus
Besar; Panjang 200 cm dan lebar 150 cm
2)
Pengurus
Koordinator Cabang; Panjang 150 cm dan lebar 135 cm
3)
Pengurus
Cabang; Panjang 160 cm dan lebar 120 cm
4)
Pengurus
Komisariat; Panjang 140 cm dan lebar 105 cm
5)
Pengurus
Rayon; Panjang 120 cm dan lebar 90 cm
c).
Tulisan Papan Nama
Papan
nama berisi tulisan yang terdiri dari :
1. Lambang PMII,di sebelah kiri atas
2. Kode wilayah dibagian bawah lambang PMII
3. Nama organisasi tingkat kepengurusan
4. Alamat sekretariat dibagian bawah
d).
Warna Papan Nama
Papan
nama menggunakan warna sebagai berukut :
1. Warna dasar biru tua
2. Lambang PMII; sesuai dengan lampiran ART.
3. Tulisan; putih
e).
Bahan Papan Nama
Pada
dasarnya semua jenis benda pipih dan rata dengan digunakan sebagai Papan Nama. Namun yang layak digunakan
adalah :
1. Triplek dan sejenisnya
2. Kayu Tebal
3. Seng dan sejenisnya
7).
Jaket
a) Warna Jaket
Jaket
resmi organisasi disemua tingkatan menggunakan warna biru muda
b) Model Jaket
Model
jaket resmi organisasi adalah jas tangan panjang
c) Bahan Jaket
Jaket
resmi organisasi terbuat dari bahan-bahan tekstil yang relatif tebal dan kaku
d) Atribut Jaket
Jaket
organisasi dilengkapi dengan sejumlah atribut sebagai berikut:
1. Lambang PMII,sebelah kiri bawah
2. Nama pengurus, sebelah kanan atas
3. Tingkatan organisasi,sebelah kiri diatas lambang PMII.
10). Lencana
a).
Jenis lencana
Lencana
organisasi dapat dikelompokan kedalam dua jenis,yaitu lencana besar dan lencana kecil
b).
Warna Lencana
Warna
lencana besar memiliki dasar sesuai dengan bahan,sedang lencana kecil berwarna dasar putih berlambang PMII
sesuai ketentuan lampiran ART.
c).Bentuk
Lencana
Lencana
besar berbentuk perisai,sesuai perisai lambang PMII dengan ukuran tinggi 9 cm
dan lebar 7 cm 73 sedang lencana kecil berbentuk bulat berdiameter 3 cm.
d).
Bahan Lencana
Lencana
besar dan kecil terbuat dari bahan logam,seperti aluminium,seng,dan sebagainya.
e).
Tulisan
Lencana
besar hanya berwujud lambang tanpa tulisan,sedangkan lencana kecil bertuliskan
Pergerakan Mahasiswa Islam Indonesia mengitari lambang PMII.
11).
Kartu Tanda Anggota
a. Sistematika
Bagian belakang
1)
Nomor
2)
Nama
3)
Tempat
Tanggal Lahir
4)
Alamat
Rumah
5)
Perguruan
Tinggi
6)
Fakultas/Jurusan
7)
Komisariat
8)
Tempat
dan tanggal Pembuatan
9)
Tanda
Tangan dan nama terang pemegang KTA
10)
Tanda
Tangan dan nama terang PKC/PC
11)
Stempel
PKC/PC
Bagian depan
1. Kop dan logo PMII
2. Tujuan sesuai dengan pasal 4 AD PMII
3. Tanda tangan dan nama terang ketua umum dan sekjend PB.
4. Pas photo ukuran 2 x 3 disebelah kanan
5. Stempel PB PMII
b. Bentuk
Ditulis
dengan block style yaitu bentuk ketikan yang seluruhnya mulai dari nomor sampai
nama penanda tangan berada ditepi yang sama.
c. Kertas
Kertas
KTA berwarna dasar kuning dan ada back ground lambang PMII
d). Nomor
Penomoran
Anggota PMII disusun sebagai berikut:
01-01-A.01-01-01-01-2009
dengan keterangan:
01
: pertama merupakan nomor
keaggotaan yang ditetapkan oleh
Pengurus Besar PMII
A :
merupakan kode wilayah masing-masing PKC/PC
01 : kedua merupakan nomor keanggotaan yang
ditetapkan oleh PKC
01
: ketiga merupakan nomor anggota
yang ditetapkan oleh PC
01 : keempat merupakan nomor anggota yang
ditetapkan oleh PK
01 : kelima merupakan nomor anggota yang
ditetapkan oleh PR
01
: keenam merupakan bulan penerbitan
KTA 2009 merupakan tahun penerbitan KTA
e). Ukuran
Panjang
6 cm dan lebar 4 cm
f). Tulisan
Menggunakan
font Times New Roman diseluruh bagian KTA
12).
Lambang PMII
Lambang
PMII serta maknanya adalah sebagaimana diatur dalam anggaran rumah tangga
organisasi
13).
Bendera PMII
Bendera
PMII adalah sebagaimana diatur dalam anggaran rumah tangga organisasi
